Estos días está un poco de moda, y perdón por la expresión, Dropbox, por la posibilidad de que hayan hackeado sus servidores y se hayan hecho públicas las contraseñas de los usuarios.
Pero el motivo de esta publicación, no es exactamente el de las contraseñas, sino el de la elección correcta de la carpeta de Dropbox, o Google Drive o cualquier otro servicio de almacenamiento en la nube, para evitar que podamos perder algún fichero.
Los que me conocen sabrán que estoy siempre «obsesionado» con las copias de seguridad de los documentos y ficheros de las empresas, y creo que hay que evitar cualquier posible «rendija» por donde se pueda escapar nuestra seguridad, y por eso, uno de los servicios que presta Corbiser es el de las copias de seguridad , que comentaremos en otra ocasión.
En las líneas siguientes explico como creo que deberían usarse estos servicios, porque en las ultimas semanas me he encontrado con varios clientes que habían instalado alguno de ellos de la forma que yo considero peligrosa, y que al comentarselo, han reconocido que no lo habían pensado y que es mucho más seguro como yo les indicaba.
Creo que en cuestión de copias de seguridad, no vale pensar en que «eso no pasa casi nunca» , o que «seria tener muy mala pata si eso me pasa a mí» , etc. porque todos sabemos que el amigo Murphy aparece siempre cuando menos te lo esperas.
Nota : para simplificar la explicación, a partir de aqui, hablaré de la carpeta «Mis documentos» para referirme a todos los datos que queremos copiar a la nube, y a Dropbox, como servicio en la nube, pero que podemos aplicar a cualquiera de ellos (Google Drive, Box, etc)
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Según como utilicemos estos servicios en la nube, podriamos perder algun documento.
Por defecto, estos servicios suelen crear una carpeta dentro de «Usuarios» , con el nombre «Dropbox», o «Google Drive», etc. que es la que se sincronizará automaticamente con el servidor en la nube, si tenemos instalado lo que se llama el programa «de escritorio».
Qué pasa si tenemos nuestros documentos solo en esas carpetas ?
Si nosotros guardamos directamente en esas carpetas nuestros documentos, fotos etc, y trabajamos directamente en ellas, podriamos perder nuestros datos.
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Veamos porqué ?
Estos servicios ofrecen lo que podriamos llamar una comunicación «bidireccional», es decir en los 2 sentidos :
— Si nosotros modificamos o borramos un fichero en nuestro ordenador, éste se borrará tambien del servidor en la nube.
— Si nos conectamos al servidor en la nube y modificamos o borramos un fichero, éste se modificará o borrará automaticamente de nuestro ordenador.
Qué pasaría si se borra o estropea un fichero en la nube, por cualquier motivo accidental ?
Pues que cuando conectemos nuestro ordenador, el fichero «local» que tenemos en el ordenador, se borrará o actualizará con la copia «estropeada» de la nube, con lo cual lo que nosotros pensábamos que nos serviría como copia de seguridad, nos ha ocasionado que perdamos un fichero.
Ya no digo nada, si por cualquier motivo se perdiera toda la carpeta…
Cual debería ser la configuración recomendada ?
En mi opinión, la configuración correcta es utilizar esa carpeta sincronizada como copia extra de nuestros documentos, pero nunca como «original«.
Es decir, nosotros deberíamos trabajar normalmente en la misma carpeta o carpetas que utilizabamos hasta ahora, es decir «Mis documentos» o la que sea.
Como copiamos entonces los documentos a la «nube» ?
Pues simplemente haciendo una copia de la carpeta «Mis documentos» dentro de la carpeta de Dropbox.
De esta forma, siempre tendremos el original en la carpeta «Mis documentos» , y una copia dentro de la carpeta Dropbox, que será la que se sincronizará automáticamente con nuestro servidor en la nube.
Qué ganamos con esa configuración ?
Pues 2 cosas :
– Tendremos una copia extra de los documentos en otra carpeta, con lo cual, en caso de borrado accidental, o borrar algun dato importante de una hoja de excel, etc, siempre la podriamos recuperar.
– Lo que es mas importante : que si pasa algo en nuestro servidor en la nube, y desaparece o se estropea algun fichero, se borraría o estropearía el archivo que tenemos en nuestra carpeta Dropbox (que es una copia) , pero no el original que continuaría en la carpeta Mis Documentos.
Podemos añadir un punto más de seguridad …
Si este proceso lo hacemos utilizando 2 ordenadores de nuestra red, es decir, si mi carpeta «Documentos» la copiamos en otro ordenador, y desde alli se sincroniza con Dropbox, nos cubrimos de una posible averia del ordenador.
Con esto tendriamos un buen nivel de seguridad, que son el mínimo de 1 original más 2 copias que yo aconsejo siempre, pero en distinto ordenador o en la nube.
Resumen …
Tal vez alguno pensará que soy muy alarmista y que me «paso» pensando en lo peor que puede pasar, pero aparte de que el amigo Murphy siempre aparece cuando menos lo esperas, cuando tus clientes confían en tí y te nombran por asi decir «responsable informático» ( … y dentro de ese título te lo incluyen casi todo) , no puedes jugartela en el tema de la seguridad de las copias, y aunque el sistema que utilizo para ellos no es éste, los principios que creo que deben aplicarse deben ser los mismos.
Cuando se produce alguna avería grave en un disco de un ordenador que se usa como servidor de datos de toda la empresa, y consigues recuperar todos los datos del mismo gracias al sistema de copias que has establecido, la satisfacción que produce poder decir al cliente que no se ha perdido nada, vale mucho más que el que te puedan decir alarmista o el pequeño trabajo extra de hacer bien las cosas.
Aparte, el hecho de disponer las carpetas como he indicado y realizar la copia de una a otra no cuesta mucho, y al tener una copia de más, nos aseguramos ante cualquier accidente.
Para hacer esa copia de una carpeta a otra, o usamos el viejo sistema de copiar y pegar, o en caso de tener varias carpetas distintas de documentos, contabilidad, imagenes etc, podemos usar algun programa tipo backup , o en mi caso y el de mis clientes, un programa gratuito de Corbiser que permite establecer distintos procesos de copia desde distintas carpetas, y copiar solo los ficheros modificados.
Esperamos que esta informacion haya sido util.
